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Changement de locaux professionnels : comment rester proche de son environnement ?

Le déménagement d’une société est un moment angoissant puisqu’il faut gérer une pléthore de démarches administratives sans négliger le contact humain, ses collaborateurs, ses employés et ses clients. En effet, au-delà de l’aspect administratif, le déménagement d’une entreprise représente un véritable défi pour conserver le lien et rester proche avec son environnement.

Comment rester proche de son environnement au moment d’un changement de locaux professionnels ?

À l’instar d’un déménagement personnel, il est compliqué de conserver le lien avec son environnement (collaborateurs, employés, clients, etc.) au moment d’un changement de locaux professionnels étant donné les nombreuses démarches administratives. Il est nécessaire de conserver ce lien particulier pour permettre à vos collaborateurs et clients de surmonter le déménagement des locaux professionnels sans malmener vos relations professionnelles et vos éventuels contrats. Par conséquent, la communication est primordiale pour permettre à tous vos collaborateurs de préparer le déménagement des locaux plusieurs semaines à l’avance. La communication interne est essentielle comme l’explique cet article. Vous devez obligatoirement informer vos collaborateurs des avancées du déménagement et des différentes étapes et vous pouvez même les faire participer à ce projet ! Dans l’optique de conserver le lien avec vos collaborateurs et vos clients, vous pouvez également préparer des petits goodies (tasse, stylo, carnet) à l’effigie du logo de l’entreprise !

Comment gérer les démarches administratives du déménagement d’une entreprise ?

Effectuer un déménagement et gérer vos contrats d’énergie

La gestion des contrats d’énergie est une démarche administrative essentielle pour permettre un fonctionnement normal de vos nouveaux locaux professionnels. Néanmoins, vous ne pouvez pas déménager vos contrats d’énergie avec Eni ou Vattenfall pour alimenter vos nouveaux locaux. En effet, dans le cas d’un changement de local professionnel, vous devez nécessairement résilier vos anciens contrats d’énergie pour souscrire une nouvelle offre d’énergie et ouvrir vos compteurs.

  1. Contactez votre fournisseur d’énergie pour résilier votre ancien contrat
  2. Effectuez un relevé de compteur
  3. Payez la facture de clôture
Si vous souhaitez conserver le même fournisseur d’énergie, vous pouvez réaliser les démarches de souscription au même moment. Certains fournisseurs d’énergie s’engagent à prendre en charge vos démarches de résiliation et souscription lors d’un changement de locaux professionnels.

Comparer les nombreux fournisseurs

Depuis l’ouverture du marché de l’énergie à la concurrence, EDF et Engie ne détiennent plus le monopole de la fourniture d’énergie. Par conséquent, vous pouvez choisir librement votre fournisseur d’énergie parmi les nombreux fournisseurs d’électricité et de gaz présents sur le marché. Ce nouvel état de concurrence est propice aux économies d’énergie. En effet, vous pouvez facilement comparer les tarifs des fournisseurs d’électricité et de gaz pour souscrire à une offre plus avantageuse. La plupart des fournisseurs d’énergie alternatifs proposent des offres dédiées aux professionnels qui s’adaptent aux besoins spéciaux des entreprises et des entrepreneurs. Il est conseillé d’utiliser un comparateur d’énergie indépendant pour mieux comparer les différentes offres énergétiques et les différents tarifs disponibles sur le marché.

Les autres démarches administratives à réaliser lors d’un déménagement professionnel

La gestion des contrats d’énergie représente une démarche administrative importante mais ce n’est pas l’unique démarche à laquelle vous serez confronté lors d’un changement de locaux professionnels. Il y a une pléthore de démarches administratives et celles-ci doivent être anticipées plusieurs semaines à l’avance pour éviter une angoisse inutile.

  1. Gérer son abonnement Internet avec un fournisseur d’accès à Internet
  2. Communiquer sa nouvelle adresse : centre des impôts, caisses sociales, assurances, etc.
  3. Changer la domiciliation de son entreprise : elle correspond à l’adresse administrative (siège social) de l’entreprise et doit être déclarée au centre de formalités des entreprises
  4. Actualiser les informations de son entreprise : réseaux sociaux, cartes de visite, etc.
Vous devez respecter le cadre juridique à chaque étape du déménagement et vous pouvez solliciter les services d’un professionnel pour vous accompagner dans vos démarches.